Comment gérer son temps pour gagner en efficacité ?

24 avril 2020

La sensation de manque de temps semble être le mal du siècle, dans la sphère personnelle comme dans la sphère professionnelle.

Des plannings surchargés, des réunions qui ne sont pas toujours productives, une exigence de réponses immédiates… Les cadres notamment se sentent souvent dépossédés de leur temps, contraints par des sollicitations en tout genre. Tout cela génère du stress et une grande frustration. Pour ne plus se sentir dépassé, un peu de techniques et de bon sens peuvent vous aider à optimiser la gestion de votre temps : affiner ses objectifs et son planning afin de gagner du temps par la suite ; apprendre à faire la différence entre important et urgent pour ne plus se faire cannibaliser par ce qui est prétendument urgent. Enfin, laisser ses collaborateurs gérer leurs tâches, tout en les accompagnant…

Savoir perdre du temps… pour en gagner

Avant de se lancer tête baissée dans son travail le lundi matin, il est bon, avant d’ouvrir sa messagerie ou de rédiger sa « todo list », de prendre le temps de lister les tâches, puis de les prioriser. Les planifier dans son emploi du temps, et se bloquer des plages disponibles pour faire face aux imprévus qui ne manqueront pas de se présenter. Pour les commerciaux, prévoir la tournée en fonction des distances, des demandes clients, des objectifs. Pour les sédentaires, bloquer par exemple une demi-journée pour les relances téléphoniques, une autre pour la rédaction des offres commerciales. En effet, grouper les tâches similaires permet de gagner en productivité. C’est à chacun de s’organiser en fonction du contexte, et des moments où il se sait plus productif. Une fois le planning de la semaine dessiné, on s’y tient, à quelques exceptions près, sous réserve qu’elles justifient de reporter ce qui est important pour vous. Il est primordial aussi, sur un planning papier ou sur un outil de gestion de temps, de noter le temps consacré à chaque tâche. Cela permet de faire des bilans précis, par semaine, par client ou par projet, pour détecter ce qui consomme trop de temps, et d’identifier sur quelles actions on peut en gagner.

Les priorités : distinguer l’important de l’urgent

Savoir reconnaître ce qui est important n’est pas toujours facile ; ce peut être une action à forte valeur ajoutée (un rendez-vous avec un client à haut potentiel, la formation d’un collaborateur qui va vous faire gagner du temps par la suite), une action liée aux objectifs fixés par l’entreprise (remise d’un rapport hebdomadaire), une réponse à un client, ou enfin une pierre apportée à l’édifice de votre évolution personnelle (une formation, une réflexion sur une évolution de poste…). Toutes ces actions sont importantes et nécessitent d’être planifiées, avec des échéances régulières afin d’être prêt quand il faudra. Pour autant, elles ne sont pas toutes urgentes. Bien souvent, si vous êtes bien organisé, les imprévus ne viennent pas de vous. Ils émanent de l’extérieur (sollicitation d’un chef de service, d’un client pressé…) et sont présentés comme urgents. La pression qui y est associée vous incite à laisser tomber les actions en cours pour y répondre et vous en débarrasser. Mais là encore, mieux vaut s’assurer, avant de reporter des échéances importantes, du caractère réellement urgent de la demande : est-ce pour la fin de journée, pour la fin de semaine ? Que se passera-t-il si vous n’y répondez pas, ou pas tout de suite ? N’hésitez pas à demander si un délai supplémentaire peut être accordé. Enfin, il est parfois envisageable de dire non, ou de déléguer la tâche, surtout si vous ne pensez pas avoir de valeur ajoutée. Si néanmoins les imprévus se révèlent incontournables, il faudra alors remanier les échéances de ses actions : si celle-ci est urgente, on la maintient, si elle est importante, on la décale, et enfin, si elle n’est ni urgente ni importante, on l’annule.

A chacun son singe…

Dans un article intitulé « le cadre et son temps : chercher le singe », William Oncken, Président du conseil d’administration d’une société de conseil en management, fait une analogie entre les tâches ou les missions qui incombent à chaque collaborateur, et des singes, dont il faudrait s’occuper. Il remarque que bien souvent, lorsque les cadres sont sollicités par leurs collaborateurs pour les aider sur un dossier, ils prennent de fait sur leur épaule leurs « singes », les autorisant par là-même à leur demander des comptes : leurs collaborateurs ne manqueront pas de leur demander régulièrement s’ils ont eu le temps d’avancer sur le dossier. Plutôt que de prendre en charge tous ces singes, au risque d’être totalement noyés et de ne plus avoir de temps pour leurs propres dossiers, il est préférable de laisser à chacun de ses collaborateurs la responsabilité de son singe, tout en l’accompagnant. Pour ce faire, ils peuvent proposer des points dédiés sur des temps planifiés et courts pour donner des pistes sur les prochaines actions à mener. En apprenant à déléguer de la sorte, les cadres pourront accroître le temps dont ils disposent pour répondre aux sollicitations de leurs supérieurs, et pour mettre en place leurs propres actions.

Notre temps est précieux, et il faut parfois savoir s’arrêter de courir pour se recentrer sur ses priorités. Et observer comment on a chacun spontanément tendance à gérer son temps, quitte à corriger certaines habitudes. Les sollicitations extérieures sont certes source de désorganisation, mais n’y a-t-il pas d’autres axes d’amélioration ? Prendre le temps de s’organiser en amont, respecter ses priorités, et maintenir le bon degré de délégation. Mais c’est à chacun de s’approprier ces techniques, et de trouver ses astuces en termes de concentration, de rythme et de priorisation, pour se sentir mieux dans son travail, avant même de se sentir plus productif.

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